一鍵開啟,線上辦公模式

一鍵開啟,線上辦公模式

December 9, 2022

上週 BORING 舉辦了第一年的露營活動,基本上我們應該很少有有機會可以與工作室夥伴一起烹飪晚餐,一起過夜,更不用說長時間的相處,而露營卻是一個機會讓我們隔絕外界所有訊息,讓工作室的夥伴好好的相處。晚餐後的飯桌,聊到今年一起努力做過所有的專案與每一個人各自的成長所見,確實讓我覺得... 有BORING真好,所以要更努力了。

其實這次文章不是要討論露營多棒,而是該死的COVID19沒有收到邀請的情況下,還偷偷跑進來這次的露營聚會,導致工作室的大部分同仁都確診,而在一半以上的夥伴確診的情況下,我們必須要切換成遠端工作。重點來了,而我對於 BORING 工作室最驕傲的其中一件事就是,我們可以『ㄧ鍵開啟,線上辦公模式』,真的是瞬間、無痕。

無紙化

大約在10年前,自從我在大學時開始使用Evernote之後,我就再也沒有使用任何的筆記本來記錄任何檔案,因為我的字很像小朋友的字,大大的,同時也會寫錯很多字,甚至回頭看自己的筆記也不知道自己在寫什麼,所以用電腦打字的方式反而可以幫我更準確地記錄事物。研究所時期,我甚至把所有的設計檔案當放在 Google Drive ,我就再也沒有買過任何的硬碟,全部都在雲端上。

要完全的實現遠端工作,第一步就是把所有的紙本資料轉變成數位檔案,其實大部分所有的資料目前都有提供數位檔案,但是還是有少部分的資料只有紙本,我們必須要自己掃描並上傳到雲端上面。在BORING工作室中,所有資料都存放在雲端上,包括任何紙本資料都會掃描,設計檔案都會被整理並上傳到雲端資料夾並歸檔。我們使用dropbox來存放公司所有的檔案,而管理專案與碎片化的資料是使用Notion來管理,因為Notion提供我們共同編輯所有的文字檔案來保持大家所獲得訊息是一樣的。

所以公司的資料就像是一間數位圖書館一樣,每個人都可以去讀取需要的資料,然而我們也可以設定一些權限來管理資料如何流通。

打造工作室,自己的Verse


線上工作最害怕的就是缺乏溝通,當會議通話一結束時,如果夥伴就與工作室的其他同仁失去離線,就糟糕了。我非常討厭使用LINE來討論工作的事情,因為當我第一次使用LINE是在我大學的時候,而這個工具是我拿來跟朋友聊天與約打球的工具,當然還有與曖昧對象聊天,所以我一直對這個工具的期待都不是工作上的工具。然而出社會後,很多客戶喜歡用LINE來當作工作上的快速通話,所以跟朋友的聊天也慢慢搬去IG了。

我們工作室使用Slack來當作通話與文字溝通的工具,我非常喜歡Slack,甚至有考慮過要買他們的股票,如果這工具不見了,我還真的不知道怎麼找到公司的夥伴,因為我沒有其他人的聯絡方式。然而這只是一個工具,我們需要一點文化、一種部落、社團的感覺,大家才會願意在裡面分享除了工作以外的事情。想像一下,如果一個社團大家只討論工作的事情應該是非常的無聊吧,這樣會造成大家都不想要使用Slack,進而導致專案的溝通減少。

而要讓夥伴願意在上面暢所欲言的唯一條件就是,安全感。其實這就像是線上遊戲的工會一樣,當你感受到被工會接納並成為一部分,就會開始分享除了遊戲上的事情,甚至會把現實生活中的問題拿出來與其他人討論,而線上工作也需要一點人味,所以開始佈置。

結論


我對於未來的工作型態是保持非常開放的態度,我非常喜歡實體辦公室,因為就像是一個樹屋的秘密基地一樣,裡面會放置我們許多的代表BORING文化的有趣事物在裡面,而遠端工作確實讓我們在生活中多一點小樂趣,多一點時間來煮早餐,多一點時間早上可以來看書,所以我們保持一種隨時都可以啟動的模式。

非常感謝你的時間來閱讀這篇文章,喝杯拿鐵吧,下次見!
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Sam Kuo.

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