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31 - 如果你的員工跟你說,我Burn out了。身為管理者要怎麼處理?

身為管理者,我們有責任去傾聽員工的聲音,特別是當他們告訴你,他們感覺 Burn out 時。了解員工所經歷的 Burn out 是一個重要的事情,因為每個人對於 Burn out 的定義和原因都不同,在聆聽員工的過程中,不要攜帶自己心中的尺去評斷對方,而是要理解他們的感受與情況。而身為員工,也要敢於表達自己的想法,這是建立雙向信任的一種方式。

Hsiu Chi Kuo
13 min read
31 - 如果你的員工跟你說,我Burn out了。身為管理者要怎麼處理?

Table of Contents

經營 BORING 這間設計工作室的第一天到現在也不過兩年,就像一個新生兒的狀態,需要非常多的養分來成長,而如果新生兒養分突然被切斷的狀態,我們也隨時會死亡。每次跟 Project Manager 討論專案量的控制就會非常的巧妙,其實 BORING 內部有打造自己的 timesheet 系統來管理所有專案的時數狀態來了解每一位員工的工作狀態,而我也把許多生產力工具引入團隊,像是 Slack、Notion、dropbox and so on,只要可以讓團隊增加工作效率的方式,我都會選擇去嘗試並引入,因為我希望大家可以更聰明的方式來工作,利用許多新科技與工具把流程簡化,並拿回更多的時間。

對於一個新生兒工作室來說,只要對於我們工作室是好的養分機會,我們都會盡量排出時間來合作,雖然工作效率與默契讓工作室的夥伴不會演變成常態性加班,但還是有時候某幾個月的工作量會像海嘯般的大浪打在我們的臉上,而另幾個月的浪花就會很舒服清爽的打在身體上,而每一個人對於疼痛的忍耐也不一樣。

而 BORING 有一個特別的文化,我們每段時間,所有的夥伴都會進行互相的一對一的對談,大約是30分鐘,而這次有一個員工跟我說:『 Hey Sam,我最近感覺 Burn out 了,怎麼辦?』

那我要怎麼辦?

Shut up and listen

研究表明,每一個人對於 Burn out 的定義和原因不完全相同。因此,了解員工經歷怎樣的 Burn out 是一件非常重要的事情。就跟海浪一樣,每一個人對於疼痛的忍耐也不一樣,千萬不要把自己心中的那把自大的尺放在員工身上了。在沒有好好聆聽對方經歷就馬上提出建議,像是要不要去休假,或是下班去運動,雖然這些方式有助於釋放壓力,但有時候卻無法解決 Burn out 的根本原因,像是團隊工作流程出現狀況或者是私人生活所導致。

只有四分之一的員工認為他們的雇主關心他們的福祉。 有時候員工在分享經歷時,都會帶出個人情緒,甚至話語中會讓主管覺得好像員工有點太情緒化了,甚至不理解公司的運轉,但是我會建議讓對方充分的表達自己的想法而不會被打斷,就算過程聽到對方說出有些自己不認同的話,也不要去打斷。基本上,員工願意把事情與主管道出事實,這也是對於主管的一種信任,希望這個問題可以被解決而誠實以對的提出,更應該感謝對方願意說出口。

部屬在你的團隊表現不佳,不一定就是他的問題——事實上,我經常想起朋友莫里斯睿智的話語:「或許是你不適合當他的主管,而不是他不適合當你的部屬。」有的情況是某個人的技能不符合團隊需求,你當初卻決定雇用他。也或者是某個專案並不適合他,你卻硬要他做。關心員工的意思是說,你明白你們的關係是雙向的。 From 當上主管後,難道只能默默崩潰?Facebook產品設計副總打造和諧團隊的領導之路

聆聽對方,並理解 Burn out 的根本原因為何?

給我們帶來壓力的事物稱為壓力源, 防止倦怠的第一步是識別這些壓力源。by Burnout by Emily Nagoski and Amelia Nagoski

根據一個研究文章提到,其實我們可以把 Burn out 分成三種類別,分別是大火燃燒後的工作倦怠、挑戰不足的工作倦怠和自身忽視的倦怠,而根據我經營 BORING 工作室的經驗與自身的經驗,我想要在補充一種,第四種是工作流程無法改善的無力感倦怠。

大火燃燒後的工作倦怠

有熱情很好,當熱情的火焰太大時,就會焚燒到自己。尤其是剛畢業的畢業生,對於工作上的期待與熱情通常都會比較理想化。然而,職涯是一場馬拉松,就算一開始非常努力,非常瘋狂地工作來取得前期的成功,如果沒有注意身心的變化,就會大機率發生 Burn out 的狀態,導致對於工作後勁無力,甚至員工會開始在思考這份工作是否是自己想要的方向,甚至通過向他人發洩自己的負面情緒,抱怨自己工作有多累和對於工作上的課題不知所措。

而研究人員指出,擺脫這種類型的過載倦怠的方法有兩個。首先,培養更強的情緒調節技能,像是每天寫日記來觀察自己的情緒狀態並與自我對話,甚至在工作場合情緒發洩後,過一段時間冷靜後發現自己的不對後,向對方提出抱歉,都是往更了解自己情緒的方向在前進。

而第二個方式,就是把自我價值與工作價值區分開。其實我們每一個人都有不同的角色,像是配偶、父母、朋友與上司等等。而自我價值的成功與工作上的成功不必然是相同目標。因此,通過學習與工作保持一定的距離,可以避免過度參與並防止倦怠。

挑戰不足的工作倦怠

工作內容不符合員工的期待也會發生 Burn out ,其實對於自我實現不夠時,也會被認為是一種 Burn out 的對立面。當我們在工作上不被他人需要時,感到無聊不受工作上的成就刺激,甚至是感到不被重視而變得沮喪,就會發生挑戰不足的工作倦怠。

大部分的員工都不知道自己下一步想要什麼,所以優秀的領導者幫助他們的員工發展並實現職業目標。因此,定期與每一位員工一對一對的對談,真心地聆聽對方想要的職業方向,並協助他們一步一步地達到目標,是對於挑戰不足而產生工作倦怠的預防方式。可以嘗試協助他們探索不同部分的工作內容,像是有些公司會選擇讓部分員工輪調到不同部門以便探索開發自己原本角色以外的工作內容,藉由不同職業角色來開啟好奇心與新技能。

而身為一個導師,要非常小心自己的期待與執著。有時候會希望自己的員工往自己的方向前進,甚至自認為這是他們擅長的工作內容,而導致反效果。作為導師,職責應該是支持員工實現他們的職業抱負,而不是命令他們成為我們期待的樣子,如果最終這位員工的職業方向與公司的大方向越走越遠,我們也可以協助他們找到更適合的公司。

自身忽視的倦怠

基本上,這種狀態就是對於自己的情勒,或是心中的責任感導致自己無法休息,並忽略自己身體最真實的聲音。有時候在工作上我們確實會因為忙碌而忘記很多本來該做的事物,決定每天晚上要煮飯,但是工作上太累而導致繼續外食,或者是太晚回家,導致減少與小孩的相處時間,而這種無力感,都會導致 Burn out。

基本上,我覺得這種類型的訊號,非常的微弱,通常都需要與員工一對一的談話才會發現一些細微的現象。尤其有一次,員工會告訴我說不敢放假,因為心中的責任感會情勒自己,深怕自己放假後,會讓其他的夥伴更忙碌,而我的回應:『你應該相信團隊在你不在的期間也會把事情做好,而這樣 BORING 才有辦法走得更遠,我們可能還會一起走向5年、10年的時間,這是一條很漫長的耐力賽,而我們應該好好休息來調適每段期間的壓力。』

同樣,如果你自己也要發現自己有點 Burn out 的無力感,我也會建議考慮與你的主管談談你的工作量,團隊的優先事項是什麼?或者是否可以從我手上拿走一些專案,才可以完成主管心中優先事項,並與主管定時追蹤是否工作成效更好了?我相信大部分的主管都會非常開心,你願意與主管討論公司最重要的優先事項,並好好的一個一個完成。

工作流程無法改善的無力感倦怠

這段是最近工作室發生的問題,也是同事向我提出因為工作流程無法改善而造成的無力感。BORING 團隊是一個非常注重效率的團隊,我們很多流程都會簡化再簡化,能用生產力工具就用生產力工具,甚至能交給 AI 的我們也會交給 AI 處理。然而,當團隊的專案越來越大時,我們對外所協助的合作廠商就會越來越複雜,不再只是與單一的單位合作,甚至會跨單位合作,同時也需要跨合作廠商的協作才有辦法共同來完成更大型的專案。

因此,會導致兩個現象, 第一個問題就是開會時間增加導致成員執行時間縮短而加班。 第二個問題是溝通上成本增加,團隊內部的角色隨著專案變化,有時候設計與工程角色也需要擔任協助 PM 來回答較專業性的討論問題,甚至在傳達的過程中,如果忘記了,也會影響到工作上的進展速度。

所以我們內部展開了一場會議來探討此議題,第一個問題其實滿好解決的,基本上我們可以嘗試控制會議節奏,或是提供檔案讓客戶先閱覽來加快會議速度。如果設計真的在趕設計稿,只要會議裡面不需要回答到太多專業性問題討論,基本上讓 PM 進去會議就可以,所以身為 PM 的角色就非常重要,怎麼判斷這場會議是否需要帶設計進去,還是只要自己進去整理後回來 brief 團隊即可,就會是解決第一個問題的關鍵。

而第二個問題,當事情越來越複雜,越來越大時,只要有一點點的不細心,東西就會掉,執行項目就會忘記,而影響到專案的進展速度。所以我們的解決辦法就是會議ㄧ結束,當下團隊不是離開會議室,而是快快地把所有夥伴的會議紀錄進行整理成一個 notion,並確認誰會負責哪一個執行項目,而持續的追蹤,除了追蹤自己的項目之外,看到項目未被執行時,除了向負責人點出以外,也可以詢問是否需要協助,因為我們是一個團隊,有時候真的太忙會忘記,而溝通協助將會是很大的支持。

結論 - 制定監控計畫並參與過程

解決倦怠不是一次性的。員工不僅渴望與主管建立真正的聯繫,具體地說,當有人覺得他們與主管的關係是真實的,這個人就會感到壓力更小、更滿意,並且更有可能留在公司。當員工出現 Burn out 時,可以透過培養情緒調節技能和區分自我價值與工作價值來解決。對於挑戰不足的工作倦怠,可以與員工一對一對談,協助他們發展職業目標,探索不同部分的工作內容。當工作流程無法改善時,可以參與流程並直接指出改善的部分。身為主管或領導者,應該積極解決員工的 Burn out 狀態,並參與流程督導,避免員工感到不被重視而離開公司。

而身為主管或者是領導者時,如果我們已經意識到底下員工已經有以上 Burn out 的狀態,我們更應該積極的去解決,甚至實際的去參與流程,並直接在流程上指出那些部分可以更好的來解決,因為如果只是開一場形式的會議,而沒有親自去督導,到最後可能會演變成紙上談兵,讓底下員工感受到自己是不被重視而離開公司。


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