53 - 開會時，千萬不要做自己的事情

Intro

回到我國中時，高雄的太陽非常炎熱，教室中沒有冷氣機，額頭上會不自覺得冒出水珠，只能靠天花板的大風扇來降低我心中的煩躁，而我坐在窗戶旁邊，期待老天爺刮起微風吹向我的臉頰來降溫。始終無法理解在這樣的高溫下，我要如何專心聽著無聊的化學老師講著他自己好像也沒有太多興趣的化學公式。

那天早上時，我在超商買早餐時，不小心看到一本恐怖小說，想到上課時可以拿出來偷偷看，我就順手買下來了。看著化學老實背後的時鐘，還有30分鐘才下課，我要如何打發這30分鐘的時間？我的手安靜地伸進去掛在桌邊的綠色斜背包中，慢慢地把小說藏在抽屜中。我利用前面同學的背當作掩護，我的臉保持面向著講台，但是眼球卻是往下移，偷偷地享受恐怖小說帶來的刺激，心想化學老師絕對不會發想我在偷看小説。

現在想想，我真的是白癡，化學老師一定知道，他只是看多了，懶得費心力把我揪出來罷了。

你可以出來了，你不需要在會議裡面

在我還是菜鳥設計師時，常常會有一個狀況發生，有些會議我不知道為什麼會被叫進去，在會議開始時，我也不知道我在會議中的角色是什麼，甚至會議結束後，我也不知道下一步要幹嘛，就這樣浪費了半小時或是一個小時，導致我手上的設計專案執行時間越來越少。雖然一開始有跟我的上司反應過這樣的狀況，但是後續沒有太多改善的狀況下，我把國中偷看小說的技能拿出來。

我開始會在會議中，執行我自己手上設計專案的修改，甚至有長官經過時，我會很快速地使用快速鍵切換螢幕，感謝 Apple Computer，簡單一滑就可以切換。會議中大家在討論什麼，其實我根本都沒有在聽，我只是覺得我東西都快要做不完了，快沒有時間了，今天晚上還要跟朋友去吃飯。

常在海邊走路，哪有腳不會濕掉的。

那時候的會議室四面八方都是透明玻璃，我還記得有一次會議因為人太多，桌子已經都坐滿人了，有些夥伴走去拿隔壁會議室的椅子靠著玻璃前面坐在那邊。會議進行到一半時，我還是在做自己的事情，但是我的位置剛好喵到 CEO 從遠方走過來，我就快速的切換螢幕，而 CEO 走過會議室時，看到坐在窗戶邊的夥伴在改自己的設計沒有花心思在會議上，她直接打開門，走進會議室說：『 你可以出來了，你不需要在場會議中，你不需要浪費時間在裡面開會。』那個人就被叫出去了，當下氣場非常尷尬，而我處於驚恐中，我是因為幸運，不然被叫出去的就是我。

大部分的人都是不知道自己為什麼出現在會議中，才開始在會議中進行自己的任務，只有少部分的人是因為本身自己不尊重他人的時間。其實這種行為是非常不好的習慣，因為專案需要多人同心協作才有辦法完成，而這樣的行為會導致團隊花費更多時間在無謂的溝通上，結果就是上面的任務下發後，我們手上的任務掉滿地，而導致同事與合作團隊花費更多時間來進行補償，而在沒有人提醒的狀況下，就變成是一種習慣。

坐在你旁邊的同事，大家都跟化學老師一樣，他們都知道這種行爲不好只是大部分的人不願意跟你提出，甚至我們的背後將會被貼上標籤，而影響到我們升遷與公司的其他發展，這種行爲給人自私、不合群、自以為是的感覺。而這是有辦法來改變的…

主持會議 ＆ 參加會議

時間是我看過最昂貴的東西，我無法用金錢或是其他方式去購買他人的時間來加值在我身上。

主持會議的人 在會議前，我們應該把會議中的流程與資料提前準備好，明確地提出會議要討論的議題有哪幾點，而不是有哪些。甚至會議方向偏題時，主動提出並打斷拉回原本的議題上是非常重要的任務。在會議結束時，主持會議的人也要明確的下達下一步要做什麼，並保持追蹤任務狀況。

當我們在設定誰要加入會議時，也要明確的知道為什麼這個人需要進來會議，而不是一次把所有團隊拉進來，就只是圖一個方便，這是一個非常不負責任與懶惰的行為，因為你不在乎他人的時間。我看過最毫無意義的會議就是什麼東西都不準備的情況下，也沒有跟對方說明專案的背後資訊，就直接把大家叫到一個會議中進行創意發想討論 ，只是說了一句：『我想要借用你的創意來一起思考。』我只能說：『Good Luck ! 』

參加會議的人

在會議前，我們也要很明確地了解我們為什麼會在這會議中，我們的角色是什麼？我們有需要準備任何東西在會議上討論嗎？這是一個 kick off 的會議嗎？我們應該主動明確了解會議後面的動機與目標是什麼，不然就只是浪費我們自己的時間在不需要我們的會議中，長期下來我們的代價將會很大。因為我們的時間都花在無意義的會議上，而沒有充沛的時間來完成任務。嘗試詢問並有理拒絕會議邀情是一件對於公司很好的行動，因為讓團隊專注在正確的任務上，而不是毫無意義的任務上。

結論

從國中時期偷看小說到職場上偷做設計，這種行為表面上看似聰明的選擇，實則反映了我們在面對不合理或無效率的情況下的無力感。然而，這並非長久之計，我們需要從根本上改變這種困境。主持會議和參加會議的人都應承擔起責任，改進會議的質量和效率，確保每一次的會議都是有價值且必要的。這樣不僅可以增強團隊的協作和生產力，還能培養一種相互尊重和珍惜時間的職場文化。從尊重每個人的時間做起，用明確的溝通和目標導向的行動，我相信我們的生活會更輕鬆。