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蜂巢工作法:從工蜂中學習的管理智慧

為什麼我們經常忘記交代的事情?為什麼東西總是會掉?這些問題讓我們感到沮喪。然而,一隻蜜蜂卻給了我啟示,蜂巢工作法成為解決這些問題的關鍵。

Hsiu Chi Kuo
6 min read
蜂巢工作法:從工蜂中學習的管理智慧

Table of Contents

為什麼我跟你交代的事情都會忘記?看到對方一直懊惱的臉,同樣的錯誤會一直發生,真的會讓人很沮喪。為什麼東西會掉?不是說過了?怎麼又忘記了?

完成任務比完美更重要。 From OKR:做最重要的事

其實我一直在思考到底是溝通問題,還是能力上的問題,難道是我擺放錯職位嗎,到底問題點在哪,整個workflow中的bug在哪?反正只要我不能解決的問題,我一直以來都是找人討論、看書或者是聽podcast,於是看了幾本書,彼得原理、Coach the Person, Not the Problem、Surrounded by Idiots、Building a Second Brain等等,雖然在書中都會集中討論在人與人之間的期待與溝通方式,但好像還是沒有一個workflow來解決事情我目前遇到的問題,或者是我還沒有被點醒吧。然而,一隻蜜蜂卻是解決這個困境的啟示。

每一種工作都可能會破到不適任的人選,只要有足夠的時間和升遷機會,總有一天,會有一個不夠格的人坐上那個位子,一旦發生這種情況,這個人不景會碌碌無為,打擊士氣,還會拖垮組織的效能。From 彼得原理

自從上次從美國出差回來之後,我決定不調整時差了。每天早上5:30,身體的自然鬧鐘會開始響,不要思考的狀態下把運動服套上去,戴上Airpods,因為當大腦開始思考時,大腦會叫我回去睡覺。剛走出門口時,大腦還是會一直告訴你說:『現在離家裡還很近,回去睡覺還來得及。』,所以這時候我會把Tiktok打開,邊走邊看五集非常振奮與激勵人心的短影片,催眠自己的大腦,世界上還有其他人也是5:30就走出去運動的人,而一天就開始了。

每天早上走路最棒的一件事情,會發現公園中所有的動物都會突然冒出來,而整個公園的場景也跟平常看到的景象不太一樣。在慢走的過程中,有一隻蜜蜂從我正面飛過來,出於自然反應我做出躲避的動作,非常驚嚇的一直在思考那隻蜜蜂是瘋了。我也不知道為什麼突然想到蜜蜂ㄧ生只要做好一件事情就好,就是採花蜜。蜂巢,跟一間公司好像,有些人就是需要去採花蜜,有些人就是需要擔任保衛的工作。

人們需要簡潔的工作空間來創作。當我們的工作空間塞滿了所有老舊的材料,我們很難產生最好的想法和拿出最佳的工作成果。因此,建立檔案庫是很關鍵的步驟:你不會失去任何東西,你可借助搜尋功能找到一切舊檔,但你必須確保它們不要占據你的視線和心思 from Building a Second Brain

人類採用階級組織來處理各種業務,像是軍隊、政府、兄弟會、連黑社會也都是階級組織。慢走的路途中,我腦中一直在思考,或許我應該用蜂巢的工作思維來打造一個Workflow,於是我從Building a Second Brain中提到的PARA資訊組織系統,打造出一個在Notion頁面上的蜂巢,基本上就是把所有的資訊集中在一個資料庫並進行輕重需求的分類。

蜂巢頁面中會是一個table list,每一個空格當會被放置任務,也就是今天工蜂必須要採集的花蜜,而每一個空格會被分化成最小單位的任務。同時這個table list必須是雲端系統,所以雙方在更新的內容都會保持統一,就像是一隻蜜蜂發現了一處花園,它會回到蜂巢並在其他蜜蜂面前進行一種複雜的舞蹈。根據舞蹈的形式和方向,其他蜜蜂可以理解食物的位置和距離,而這段舞蹈只能有一隻蜜蜂跳,這樣所有工蜂的方向才可以保持統一,我可不希望其他的工蜂跑錯花園了。最後關鍵因素,每一隻工蜂必須專注在今日所需要的花蜜就好了,其他蜂巢中的空格必須根據輕重來判斷是否需要今日完成。同時,所以我也建議,一天只檢查電子郵件兩次,因為我們的工作是專注於採集花蜜,而不是被路上其他的美麗世界所吸引而停留,那是下班的工作。

結果
蜂巢工作法已經實施一個月,我們雙方都是看著統一的蜜蜂舞蹈,所以很多溝通上的誤會與灰色地帶都慢慢解決了。而每一隻工蜂都有自己的體力,所以也可以像蜂巢管理員討論今日的採集花蜜數量是否可以移動一部分到明天,而今天的任務如果提早做完,也可以自行決定是否要把明日的任務搬移到前面。

為什麼我跟你交代的事情你都會忘記?
為什麼東西會掉?不是跟你說過了?怎麼又忘記了?

以上這些狀況在蜂巢中都不存在,工蜂一生的壽命好像約為2到6週,但在夏季為了滿足蜂巢的需求,工蜂可能需要每天進行長時間的採集工作。然而,工蜂的一生主要圍繞著採集食物和維護蜂巢的工作,沒有這些工蜂,我相信將會對整個蜂巢的運作和生存造成重大影響。還好人類跟工蜂不同,很幸運人類的ㄧ生不需要都在像工蜂一樣採集蜂蜜,但是工蜂做事的態度卻是我們值得學習的地方。

而蜂巢工作法名字是我自己亂創的,笑笑就好。


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